Để tổ chức cho một sự kiện thành công hoàn hảo nhất thì các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân phải có những bước chuẩn bị thật kỹ lưỡng trong khâu tổ chức hội nghị, sự kiện. Sau đây là 6 yếu tố quan trọng nhất để góp phần cho sự thành công đó là:
1 – Quảng bá sự kiện
Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị có thể nói là điều cần thiết nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại. Các doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia sự kiện, qua đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng.
Ngoài ra, đối với các sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng cáo rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách mời tham dự.
2 – Tạo ấn tượng cho sự kiện
Nếu là một sự kiện lớn, điều kiện ngân sách cho phép, bạn cũng đừng ngại tạo sự độc đáo và thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp của bạn. Vì vậy mà việc tạo ấn tượng khác biệt cho sự kiện sẽ là yếu tố thành công thu hút khách mời tham gia sự kiện.
3 – Tạo ý nghĩa cho sự kiện
Bạn cũng đừng nên nóng vội mà tung ra sản phẩm, dịch vụ. Thay vì giới thiệu trực tiếp sản phẩm bạn có thể từ tón hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng, có như thế thì khách mời của bạn mới thấy thực sự thoải mái và thấy được tôn trọng.
4 – Phục vụ khách mời tốt nhất
Một sự kiện lớn, chuyên nghiệp thì khách mời cần được phục vụ một cách tốt nhất. Dịch vụ ăn uống bao gồm cả nước uống, cafe, đồ ăn nhẹ hay thực phẩm. Khi bạn chọn một nhà cung cấp, hãy chắc chắn rằng bạn có một hợp đồng văn bản xác định cụ thể menu nào được sử dụng, thiết bị quầy bar như thế nào, chi phí từng khoản , có một lịch trình cụ thể món nào được phục vụ trước,tiệc bắt đầu từ mấy giờ đến mấy giờ, các tiêu chuẩn cụ thể tương ứng với số tiền mà bạn phải trả. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được trong buổi tiệc, bạn không bắt buộc phải trả số tiền đã đồng ý trong hợp đồng.
Hãy nhớ rằng khách mời không biết bên cung cấp dịch vụ cho bạn là ai. Nếu thực đơn không ngon, trình bày không được hấp dẫn, khu phục vụ đồ uống không hoạt động tốt, điều đó sẽ để lại ấn tượng xấu về bạn, không phải là nhà cung cấp. Hãy chắc chắn người cung cấp của bạn có trách nhiệm và bạn đã kiểm tra kĩ các dịch vụ cam kết trước khi ký hợp đồng. Uy tín của bạn phụ thuộc vào nó.
5 – Tiết kiệm ngân sách
Bạn phải có một ngân sách rõ ràng và cụ thể trước khi lên kế hoạch cho sự kiện. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện cho một khách hàng nào đó, họ sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để dự trù ngân sách. Dĩ nhiên, họ sẽ hài lòng nếu bạn tiết kiệm được chi phí tổ chức. Bạn nên có trong đầu số tiền tối thiểu và tối đa mà bạn có thể chi tiêu.Không có một cơ sở lý thuyết nào để biết khoản tiền cần tiêu tốn cho từng loại sự kiện, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách một cách linh hoạt. Bạn có thể không thay đổi được nhiều về chi phí cơ bản, nhưng bạn có thể lựa chọn những menu tiết kiệm trong ăn uống, thương lượng để có dịch vụ giải trí với giá cả phải chăng, mua đồ trang trí, vật tư khác từ một cửa hàng giảm giá hàng loạt. Như thế bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí mà sự kiện của bạn vẫn được đầy đủ.
6 – Có giải pháp cho tình huống phát sinh ngoài dự kiến
Nếu là một sự kiện được tổ chức hội nghị chuyên nghiệp thì việc tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng là yếu tố dễ thấy. Do đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác. Vì vậy, bạn cần có giải pháp xử lý những tình huống phát sinh ngoài dự kiến để sự kiện được diễn ra thành công nhất.
Nếu bạn chú ý tới 6 yếu tố trên, chắc chắn bạn sẽ có một sự kiện hoàn hảo nhất, làm hài lòng tất cả các khách mời!
Melisacenter.vn Trung tâm tổ chức hội nghị uy tín, chuyên nghiệp tại TP.HCM.
