Việc tổ chức tiệc tất niên Year End Party đã trở thành một sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầu tư về mọi mặt từ ý tưởng, nội dung cho đến dự trù tài chính, thuê địa điểm, nhân sự…
Do đó, để tổ chức được 1 buổi tiệc tất niên tuyệt vời hay nói đúng hơn là tạo được niềm vui cho mọi người lại là nỗi lo, thách thức của người quản trị. Sau đây là một số gợi ý giúp nhà quản trị lên được kế hoạch tổ chức tiệc tất niên Year End Party hoàn hảo nhất.
I. Ý nghĩa của tiệc tất niên
Tiệc tất niên hay year end party là sự kiện nội bộ được mong chờ nhất trong năm. Xếp lại những chỉ tiêu doanh thu, những áp lực công việc trong năm, các thành viên công ty được tận hưởng thời gian tuyệt vời, nạp thêm năng lượng chuẩn bị cho năm mới.
Khi được tổ chức một cách chỉn chu và tâm huyết, một chương trình Year end party sẽ không phụ công bạn khi có thể mang đến rất nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài. Điển hình như:
- Đây là dịp chiêu đãi các khách hàng thân thiết, chiêu đãi nhân viên và các đối tác của công ty.
- Là dịp toàn thể nhân viên cùng sum họp, không phân chia sếp – nhân viên, không áp lực công việc, không cạnh tranh.
- Là thời điểm tổng kết tất cả các hoạt động trong năm, những nhìn nhận thực tế về những điều đã đạt được và chưa đạt được.
- Là dịp tri ân những cá nhân xuất sắc, những thành viên lão làng hay những cá nhân có thành tích cao trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Là dịp để các thành viên công ty thỏa sức sáng tạo với các kịch bản độc đáo, game show gala vui nhộn.
- Là cơ hội công ty gửi lời cám ơn tới hậu phương của mỗi thành viên công ty. Đó là gia đình, người thân thiết của nhân viên.
II. Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Year End Party Chi Tiết Nhất
Các bước để lên kế hoạch hoàn hảo cho bữa tiệc tất niên cuối năm:
- Bước 1: Lên ý tưởng. Đây là bước định hình ra khung chương trình, nội dung chủ đạo của chương trình.
- Bước 2: Lên nội dung và làm Onsite. Để đảm bảo ý tưởng thông suốt và hấp dẫn thì các tiết mục, các màn trình diễn, trò chơi, … phải được đảm bảo đúng trình tự với nội dung nhất quán.
- Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một mảng trong kế hoạch, hoạt động với nhau nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công, tốt đẹp.
- Bước 4: Dự trù kinh phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và dự trù mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.
Việc phân công cho các thành viên trong công ty và đảm bảo nhiệm vụ nào trong kế hoạch cũng được giám sát chặt chẽ là không dễ dàng. Và chắc hẳn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc cuối ăm cũng phát sinh nhiều đầu việc mới hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa vào các mục đã lên ý tưởng trước đó. Chính bởi vậy, sẽ là tốt nhất nếu bạn sử dụng một phần mềm lập kế hoạch công việc để quản lý mọi deadline, demo, kết quả, tiến độ,…
III. Mẫu Agenda tiệc cuối năm mẫu dành cho doanh nghiệp
Sau khi hoàn thành phần kế hoạch, chúng ta sẽ bước sang phần thực thi.
- Bước 1: Khảo sát địa điểm và chuẩn bị đồ. Khảo sát địa điểm từ nhiều nguồn để chọn ra nơi có diện tích, vị trí phù hợp. Các thứ đồ được liệt kê trong bản kế hoạch cần được mua hoặc mượn và phải hoạt động tốt.
- Bước 2: Chạy Demo chương trình. Bước này sẽ không cần thiết với một vài ý tưởng ở trên như tiệc trà bánh hay giao lưu văn nghệ – những ý tưởng đã quá quen thuộc. Cần phân công nhân sự và chạy thử các tiết mục với dàn nhạc hay các thành phần tham gia khác của bữa tiệc.
- Bước 3: Chạy sự kiện.
IV. Dự trù kinh phí
Bộ phận HR trước tiên sẽ nhận chỉ đạo của cấp trên về ngân sách công ty có thể chi ra cho sự kiện rồi lên kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết cho từng đầu mục. Hãy lược đi những phần không cần thiết để có tập trung kinh phí hoạt động cho phần quan trọng của sự kiện.
V. Lời kết
Với những bước thực hiện trên, mong rằng những người vạch ra kế hoạch tổ chức tiệc tất niên year end party sẽ thành công với doanh nghiệp của mình. Mọi ý tưởng cần được cân nhắc đến độ khả thi một cách chi tiết nhất (về khả năng tổ chức, ngân sách, địa điểm, con người,…) để tránh những điều không may có thể xảy ra trong một sự kiện trọng đại.
