Để tổ chức một buổi hội nghị – hội thảo là một vấn đề không đơn giản, và để buổi hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp thì còn đòi hỏi người tổ chức rất nhiều yếu tố. Quan trọng từng khâu, kể cả khâu chuẩn bị, hậu cần đến lúc diễn ra chương trình, và cuối cùng là hậu chương trình.
Vậy để có một chương trình tốt, các bạn cần đảm bảo các bước thực hiện. Quy trình chuẩn như sau:
Bước 1: Chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra
- Đây chính là bước lên kế hoạch
- Cần xác định và thống nhất chủ để của buổi hội nghị – hội thảo
*Tiến hành lập kế hoạch:
- Xác định mục đích, yêu cầu cần đạt được
- Nội dung chương trình xoay quanh vấn đề gì
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Dự trù kinh phí thực hiện
- Khách mời dự kiến
- Chuẩn bị nội dung báo cáo chính, báo cáo khai mạc, bế mạc (nếu có)
*Chuẩn bị trước khi diễn ra:
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu cần thiết
- Gửi thư mời
- Chuẩn bị hội trường, thiết bị âm thanh, ánh sáng, các loại máy móc kỹ thuật cần thiết.
- Chuẩn bị thức ăn – uống nhẹ/ mặn, chỗ nghỉ ngơi (đối với chương trình kéo dài)
Bước 2: Công tác tổ chức:
- Chuẩn bị nhân lực cho khâu đón tiếp đại biểu
- Người phát tài liệu
- MC chính của chương trình
- Biên bản hội nghị
- Đọc thông báo ý kiến, kết luận chỉ đạo hội nghị (phần kết)
Bước 3: Xử lý thông tin sau khi diễn ra chương trình:
- Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo
- Kiến nghị dành cho các tổ chức, đơn vị tham dự hội thảo về chương trình đã diễn ra.
Bước 4: Kiểm tra, đánh giá hiệu quả.
Bước 5: Rút kinh nghiệm tổ chức.
Với 5 bước thực hiện trên bạn sẽ không bỏ sót hay quên mất mục quan trọng nào trong buổi hội nghị. Như vậy sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp của một người tổ chức, hoặc một dịch vụ tổ chức hội nghị.
