Hội nghị khách hàng có thể được thể hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như: lễ kỷ niệm, lễ gặp mặt, lễ tri ân. Đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như: hội nghị nhà phân phối, tri ân đại lý,… Dù dưới những tên gọi là gì đi nữa thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.
Chúng tôi xin gợi ý một số bước cơ bản để có thể tổ chức một hội nghị khách hàng thành công.
Bước 1: Phân tích và lên kịch bản
Sự thành công của một hội nghị khách hàng không chỉ là lúc tổ chức mà chính từ ngay lúc tiếp nhận đơn hàng từ phía đối tác.
Ta cần nằm bắt được tổng thể nội dung của hội nghị khách hàng mà đối tác muốn làm:
- Hội nghị khách hàng theo kiểu đơn giản và đạt chuẩn hay cần những nét sáng tạo, độc đáo.
- Quy mô của hội nghị khách hàng và những thành phần khách mời, Thời gian và kinh phí có thể cho hội nghị.
- Các nội dung buộc phải có là gì.
Sau khi nắm bắt được các yêu cầu cơ bản, chúng ta bắt đầu lên một kịch bản sơ bộ về hội nghị khách hàng. Trong kịch bản cần thể hiện được hoạt động theo tuần tự trước sau, và các điểm chính, điểm nổi bật của hội nghị.
Bước 2: Tỉ mỉ chuẩn bị
Khâu chuẩn bị bắt đầu từ những công việc như:
- Liên hệ với các nhà cung cấp: dàn nhạc, nhà bạt, nhà hàng, trung tâm hội nghị, MC, PG, người mẫu, ca sĩ, nhạc sĩ,..
- Trực tiếp kiểm tra thực tế tại địa điểm xem mức độ chính xác của thông tin trước đó, kiểm tra các vấn đề liên quan như thời tiết hoặc các sự kiện đặc biệt khác vào cùng thời gian đó.
- Lên list công việc và phân công cụ thể cho các bộ phận liên quan.
- Giám sát việc thực hiện các công việc được giao, đánh giá tiến độ và hiệu quả của từng công việc.
- Luôn giữ liên lạc với nhà cũng cấp và khách hàng để đảm bảo không có thay đổi gì vào phút chót.
- Lên một số phương án dự phòng.
Bước 3: Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Để tổ chức hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp, cần có những sự tuân thủ kịch bản nghiêm ngặt cả về thời gian và nội dung cũng như từng chi tiết thực hiện nhỏ nhặt nhất
Bước 4: Tổng kết thực hiện
Việc tổng kết trước tiên bằng cách đánh giá lại hoạt động của mỗi bộ phận được giao xem đã làm được hay chưa, chổ nào được, chổ nào chưa được, rút kinh nghiệm lần sau như thế nào
Hoàn tất các sổ sách, giấy tờ để thanh toán với nhà cung cấp, cũng như gửi khách hàng thanh toán.
