Đối với bất cứ sự kiện nào thì chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng cần lưu ý của người làm công tác tổ chức. Địa điểm là nơi trực tiếp diễn ra toàn bộ sự kiện, do đó cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và ký hợp đồng.
Nên tổ chức sự kiện cho công ty ở đâu ?
Tùy vào tính chất của mỗi loại sự kiện như khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới … mà nhà tổ chức sự kiện sẽ đề xuất các địa điểm phù hợp. Bên cạnh đó, quy mô và thành phần khách mời cũng là một yếu tố cần xem xét khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. dưới đây là một số lưu ý cần biết khi khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
1. Vị trí tổ chức phù hợp với đối tượng tham dự sự kiện
Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện.
Với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn hoặc resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
2. Có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì việc chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất.
Ngoài ra, việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức cũng sẽ giúp nhà tổ chức có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời chủ động hơn khi xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.
3.Không gian tổ chức đáp ứng tốt yêu cầu sự kiện
Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoái mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa.
Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì sẽ loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
4. Khảo sát các dịch vụ đi kèm
Ngoài việc địa điểm tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu… thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng là điều đáng lưu tâm. Đó là tiệc teabreak trong thời gian giải lao, đồ uống hay các vấn đề về phục vụ…
Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.
5. Chi phí tổ chức hợp lý
Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Nên dành thời gian và công sức để tìm kiếm và phân tích để tìm ra địa đểm phù hợp nhất.
Nếu như sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.
6. Mức độ đảm bảo an toàn cho khách tham dự sự kiện
Một điều nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.
Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.
7. Khu vực giữ xe thuận tiện
Dù là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có khu vực bãi giữ xe riêng. Tuy nhiên với một số địa điểm đặc thù như quán cà phê, sân vận động hay các sự kiện ngoài trời, trên đường phố thường không có bãi giữ xe hoặc bãi giữ xe nằm cách rất xa khu vực tổ chức. Điều này sẽ gây bất tiện cho khách tham dự nên cần xem xét yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
Đây là những lưu ý cơ bản khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, với những thông tin trên Melisa Center hy vọng sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị chuyên nghiệp để giúp cho buổi sự kiễn diễn ra thành công, tốt đẹp.
